Logo
images

Sharing session terkait kegiatan Company dan University Visit

Great thing in business never done by one person - Steve Jobs.

 

Kegiatan Company dan University Visit (Comvit) ke instansi dan perusahaan yang berada di luar negeri adalah sebagai salah satu syarat kelulusan dari Program Magister Manajemen STIE Perbanas Surabaya. Agenda ini sepenuhnya dikelola secara mandiri oleh mahasiswa, baik mulai perencanaan, pelaksanaan sampai dengan pembuatan serta presentasi laporan.

Selain sebagai syarat kelulusan, tujuan dari Comvit ini sebagaimana dikutip dari laporan mahasiswa dan arsip Magister Manajemen adalah sebagai berikut:

1. Mengamati teori-teori terapan yang sudah dipelajari di kampus  dan mencocokkan secara praktis pada dunia kerja.

2. Sebagai pengalaman praktis, studi banding bagi mahasiswa terkait dengan topik perbankan, keuangan, dan manajemen di Universitas lain yang berada di luar negeri.

3. Untuk  bertukar wawasan global dengan mengunjungi Universitas, Perusahaan dan Bank yang ada di luar negeri.

4. Membangun image positive STIE Perbanas Surabaya.

5. Untuk membangun jaringan global dengan berbagai Perusahaan dan Universitas baik yang ada di dalam negeri maupun di luar negeri.

 

Permasalahan klasik dari proses ini adalah belum atau kurang tahunya para mahasiswa bagaimana merancang, berkoresponden, melaksanakan dan melaporkan kegiatan yang sudah dilakukan. Untuk itu beberapa sharing  dan dukungan dari team Himapas sangat diperlukan demi suksesnya setiap mahasiswa dalam melaksanakan agenda wajib ini.

 

Berikut ini adalah beberapa catatan dan tips yang dapat membantu:

- Tentukan tema dan tujuan:

Di negara tujuan hendak melakukan apa? Mencari informasi fenomena atau studi kasus apa? Contoh: explore bagaimana pemasaran perusahaan, sistem kebijakan bank negara lain, mencari tahu atau studi komparasi seperti apa pengajaran pasca sarjana di universitas yang ada di negara tujuan.

Ini adalah primary key sebelum team bisa melangkah pada tahapan selanjutnya. Tema juga akan sangat mempengaruhi (dependent factor) pelaksanaan serta Pelaporan dan Presentasi Kegiatan Company Visit (format baku sudah disiapkan oleh Sekretariat Pascasarjana).


- Tentukan perusahaan ABC, Uni XYZ. 


- Kontak perusahaan dan universitas; Jelaskan:  maksud dan tujuan, tanggal, jumlah mahasiswa beserta  dosen pengikut atau asesor dalam rombongan. Akan tetapi jangan langsung ke tujuan harus "say hello" memperkenalkan terlebih dahulu darimana kita berasal. Dalam beberapa kasus (tidak semua), Universitas atau Instansi menginginkan converence call: bisa di-arrange dengan Skype, Zoom (pastikan perbedaan waktu GMT Indonesia dan negara tujuan, "you have to do ontime as proposed!". 


- Jika approved maka sampaikan: kami akan melakukan presentasi dengan materi ini, bisakah perusahaan atau universitas mempersiapkan untuk itu?


- Meminta PIC universitas/ perusahaan negara tujuan. Karena saat sampai di lokasi tujuan pasti  akan ditanyakan akan bertemu dengan siapa? PIC juga harus bersedia tanda tangan pada sertifikat kunjungan yang sudah dipersiapkan oleh Sekretariat Pascasarjana.


- Siapkan cenderamata, ucapkan terimakasih atas kesediaan (bisa melalui surat elektronik) pada saat sudah selesai kegiatan (masih di lokasi dan pada saat sudah kembali ke Indonesia).  Jaga kontak dengan PIC dan secara reguler silahkan mengirim e-mail untuk menjaga hubungan baik dengan Universitas atau Perusahaan. Kontak diserahkan pada Sekretariat Pascasarjana sebagai referensi untuk kegiatan selanjutnya.

- Lakukan kontak melalui surat elektronik atau WA/ Skype, satu minggu, 3 hari sebelum delegasi berangkat. Untuk memastikan bahwa PIC dan team siap menyambut. Dikarenakan PIC biasanya adalah PR Internasional yang memiliki aktifitas dan mobilitas sangat tinggi. Infokan ke PIC juga rombongan menginap dimana dan pastikan 30 menit sebelum acara delegasi sudah ada dilokasi kunjungan.

- Cetak confirmation letter,  ini sangat berguna pada saat clearing imigrasi (Indonesia maupun negara tujuan): beberapa officer secara acak biasanya menanyakan keperluan kita ke luar negeri untuk apa, berapa lama dan tinggal dimana.


Divisi persiapan:

1. Bendahara: mengumpulkan iuran  mahasiswa, mempersiapkan draft anggaran pelaksanaan dan membuat LPJ.

2. Kelengkapan dan dokumentasi
- Membuat chekcist keperluan anggota yg harus dibawa.
- Membuat spanduk yang sesuai dengan tema sebagai sarana dokumentasi kegiatan.
- Arrange asuransi perjalanan, harus dilakukan karena kita berada di negara orang lain. In Case of Emergency asuransi sangat bermanfaat.

3. Tiketing dan Paspor
- Mengumpulkan pasport.
- Mencari tiket dan agen perjalan: apartemen, hotel, transportasi, konsumsi. Personal Expenses seperti uang saku untuk pembelian pribadi, belanja sebaiknya diinformasikan tidak atau termasuk dalam RAB iuran peserta.

Konsumsi sangat kruisal: terutama di negara tujuan non muslim (makanan halal), peraturan pemerintah negara tujuan tentang makanan sehat dan pembatasan vetsin, garam, gula harus dipertimbangkan, karena sebagian besar tidak cocok untuk "lidah" masyarakat Indonesia (Halal food' overseas culture is not indonesian taste, sometime!). Demikian juga masakan Indonesia di luar negeri, juga tidak 100% cita rasa Indonesia. Segmentasi pelanggan mereka sudah sedikit bergeser sesuai dengan budaya setempat.

 

4. Persiapkan ketua (lebih baik jika PIC oleh siapa saja yang pernah melakukan perjalanan overseas) untuk memimpin kelompok kecil yang bertugas sebagai koordinator dalam perjalanan, maksimal adalah 15 orang per satu koordinator. Akan mempermudah proses check in, clear bagasi, boarding dan imigrasi. Absensi pada saat akan dimulainya dan selesai kegiatan diperlukan oleh ketua kelompok, supaya setiap anggota termonitor dengan baik posisi dan keadaan mereka.

Tiket pulang pergi, confirmation letter, polis asuransi, voucher hotel harus dicetak dan dibagikan kepada setiap peserta. 

5. Ketua kelompok kecil bisa berbeda dengan ketua kelas, ketua delegasi. Selain melakukan tugas diatas, ketua kelompok kecil juga harus memastikan pada saat antrian (boarding, check-in, clearing imigrasi, antrian lainya) anggota kelompok tidak bergerombol. Antrian paralel  orang maksimal adalah dua baris dan memanjang. Jangan menyerobot antrian.

6. Persiapkan buku petunjuk perjalanan dan susunan acara pada saat sedang melakukan kegiatan. Supaya setiap peserta mengetahui apa dan bagaimana serta kegiatan seperti apa yang akan dilangsungkan.

 

Presentasi Akademic di Luar Negeri:

1. Siapkan materi sesuai dengan tema kunjungan.

2. Tentukan PIC (minimal adalah dua mahasiswa),  jika salah satu berhalangan masih ada mahasiswa lain yang menggantikan. 

3. Presentasi usahakan dalam Bahasa Inggris, buat slide presentasi secara matang dan buat point sebagai catatan presenter saat melakukan presentasi.

4. Presentasi di Luar Negeri adalah pengalaman yang sangat mengesankan dan menantang, tidak perlu takut.

 

"Dengan persiapan yang baik dan tema yang sesuai akan menjadi satu faktor penentu kesuksesan. Toleransi dan penghargaan atas sebuah pemaparan akademis sangat dijunjung tinggi oleh Universitas atau Perusahaan yang ada di Luar Negeri" - Irkhamnah Aisyah Yuana, SM.


Tips: tentukan team kecil yang anggotanya sesuai dengan tujuan dan fungsi diatas. Fix-kan setiap item task dari fungsi PIC kemudian baru sounding dikelas. PIC tidak harus ketua kelas, sekretaris atau bendahara kelas: bisa dijabat oleh siapapun yang berkomitmen agar setiap mahasiswa memiliki rasa tanggung jawab dan melatih diri untuk bekerjasama dalam  meraih kesuksesan team. 

Lakukan dokumentasi berupa photo atau video selama aktifitas (mulai dari perjalanan, di lokasi tujuan, sampai kembali ke Indonesia) dengan baik dan terstruktur. File diperlukan dalam proses pembuatan dan presentasi laporan Comvit.  

Dokumentasikan setiap proses: confirmation letter, korespondensi, agreement dengan agen perjalanan, voucher, e-ticket dan lain sebagainya. Bisa dilakukan secara elektronik maupun cetak, dikarenakan akan membantu team in case of emergency.

 

JANGAN MELAKUKAN PERJALANAN SECARA BACKPACKING FORMAT MESKIPUN BIAYA DAPAT DITEKAN SEMAKSIMAL MUNGKIN, SERTA BERSIFAT SANGAT SERU DAN TIDAK TERLUPAKAN, KECUALI ADA SATU ATAU BEBERAPA ORANG DALAM TEAM YANG SANGAT BERPENGALAMAN DAN MERUPAKAN KESEPAKATAN SEMUA PESERTA. SOLUSI TRAVEL AGENT ADALAH PILIHAN CERDAS JIKA KRITERIA DIATAS TIDAK TERPENUHI!

 

Koordinasi secara periodik wajib dilakukan dengan Sekretariat Pascasarjana dan Dosen Pendamping atau Asesor dari kegiatan Comvit.

Pelajari dengan riset secara daring akan negara tujuan, seperti: budaya, pembuangan sampah, peraturan rokok, sistem kerja, hari libur dan lain sebagainya. Sehingga pada saat kegiatan berlangsung setiap peserta mampu membawa diri sesuai dengan culture negara tujuan. Selain itu pada saat melakukan ekplorasi sebuah lokasi/ landmark/ obyek wisata (pada saat waktu senggang selama visit) akan menjadi lebih berkesan.

 

File pendukung:

1. Contoh Panduan perjalanan dan round-down acara; Silahkan Klik Disini [...]

2. Contoh Laporan Kegiatan Comvit (terbagi menjadi dua: laporan kelompok dan laporan global), Laporan Global dalam delegasi hanya dibuat satu copy: berisi semua kegiatan kelompok/ gabungan antar kelompok; Laporan Kelompok Silahkan Klik Disini [...]; Sedangkan Laporan Global Silahkan Klik Disini [...]

3. Absensi Anggota Delegasi bisa diambil dari daftar peserta pada point nomor satu. Silahkan Klik Disini [...]

4. Dalam setiap pertemuan baik dengan team kecil atau global, maupun dengan pihak yang akan kita kunjungi sebaiknya dibuatkan Agenda Meeting Minutes. Silahkan Klik Disini [...]

File nomor dua diatas adalah contoh referensi saja, format baku lebih baik ditanyakan pada Admin Pascasarjana. Demikian juga proposal visit: panduan baku sudah tersedia di sekretariat Pascasarjana. 

 

 

Selamat bereksplorasi,  Magister Mananagement Department of STIE Perbanas Surabaya going to Global Vision!

 

Those are very simple, keep it and nothing impossible to be done!

 

Comments are welcome, please write your mind to [email protected]

 


TAG Comvit

Dipost Oleh Super Administrator

Super Administrator Himapas